Optimiser votre flux de valeurs grâce à la mesure d’Efficience !
Dans un environnement économique et social de plus en plus VUCA (Volatile, Incertain, complexe, Ambiguë), les entreprises doivent faire preuve d’une plus grande adaptabilité et d’une plus grande réactivité dans la création de valeur, au travers d’une meilleure optimisation de la mise en œuvre de sa chaîne de valeur de développement.
La mesure de l’efficience de la chaîne de valeur de développement est un élément clef apportant des informations et des enseignements nécessaires à une meilleure compréhension de la performance de la chaîne de valeur de développement et des actions d’améliorations à mener.
Cet article se propose de décrire le concept de mesure d’efficience d’une chaîne de valeur et comment l’utiliser pour améliorer le processus global de traitement de vos demandes client.
Qu’est-ce que l’efficience d’un flux ?
L’efficience du flux permet de mesurer la qualité des processus de traitement d’une demande, mis en œuvre au sein d’une chaîne de valeur de développement. Il permet, rapidement d’évaluer à quel point les processus sont fluides et dépourvus d’obstacles inutiles.
L’efficience du flux se définit comme le ratio entre le temps moyen passé par les demandes dans les étapes actives d’un processus et le temps total moyen nécessaire pour traiter une demande.
- Temps dans les Étapes Actives : Ce temps représente les périodes durant lesquelles une demande est activement traitée ou en cours de transformation. Il peut s’agir de phases de développement, de révision, de validation ou de toute autre étape où un travail actif est effectué sur la demande.
- Temps Total de Traitement (également nommé Lead Time) : C’est la durée totale depuis l’initiation de la demande jusqu’à sa conclusion, y compris les temps d’attente, les blocages et les périodes d’inactivité.
Fig. 1 – Wiveez – Configurer les étapes actives/Inactives du flux de traitement
Fig. 2 – Wiveez – Règles de calcul d’un taux d’efficience moyen
Cette mesure vous permet, rapidement, de constater la performance de votre processus de gestion du flux de valeur.
L’Efficience idéale existe-t-elle ?
Le ratio idéal d’efficience de flux dépend fortement du contexte spécifique et de la nature du processus ou du système que vous analysez.
En effet, l’efficience parfaite n’est pas un chiffre absolu mais plutôt un objectif relatif, adapté aux spécificités de chaque organisation, secteur, ou projet.
Voici quelques considérations générales vous permettant de déterminer un ratio d’efficience de flux idéal à atteindre :
- Nature du Travail : Les processus créatifs ou fortement personnalisés pourraient naturellement avoir un ratio d’efficience plus bas comparé à des processus standardisés ou routiniers, en raison des variations et de la flexibilité requise.
- Objectifs du Processus : Les objectifs de qualité, de précision ou d’innovation peuvent nécessiter plus de temps dans les étapes actives, affectant ainsi le ratio d’efficience.
- Benchmarks du Secteur : Comparer votre ratio d’efficience avec des benchmarks du secteur ou des standards de l’industrie peut fournir une référence utile. Cela dit, il est important de tenir compte des différences dans les pratiques opérationnelles et les modèles d’affaires.
- Amélioration Continue : Plutôt que de viser un chiffre idéal, l’accent devrait être mis sur l’amélioration continue. Un bon ratio d’efficience est celui qui s’améliore au fil du temps, reflétant des processus de plus en plus optimisés.
- Équilibre entre Rapidité et Qualité : Il est crucial de trouver un équilibre entre travailler rapidement (réduisant les délais) et maintenir la qualité et la précision du travail.
Le ratio idéal d’efficience de flux devrait donc être déterminé en fonction des objectifs spécifiques de votre organisation, tout en restant flexible et ouvert à l’ajustement en fonction des résultats observés et des retours d’expérience.
Analysez la dispersion de l’efficience
Le taux d’efficience moyenne qui est mesuré sur l’ensemble des demandes ayant été traité dans votre flux de valeur n’est pas toujours représentative de la santé de votre processus de traitement.
Une efficience globale moyenne, trop faible par rapport aux objectifs, doit donc être systématiquement analysée en profondeur.
Une des premières phases est d’analyser la dispersion de l’efficience sur l’ensemble des demandes traité, via un graphique de suivi du flux d’efficience (Flow Efficiency).
Fig. 3 – Wiveez – Graphique de suivi de l’efficience du flux de valeur d’une équipe (Team Flow)
Dans cet exemple, nous constatons que 50% (médiane) des demandes traitées ont une efficience de 17% et que seulement 25% des demandes ont une efficience supérieure à 52%.
Fig. 4 – Wiveez – Répartition de l’efficience par quartile
Cet exemple met également en avant une dispersion importe du taux d’efficience, ce qui peut être le symptôme d’un système perturbé et/ou d’un processus non maitrisé.
Analysez la qualité de votre processus
Le constat décrit précédement met en avant un risque fort d’un processus non optimisé par les équipes.
29% des demandes ont une efficience comprise entre 0 et 3%, ce qui représente 128 demandes, dont 58 ayant une efficience de 0%, ce qui paraît impossible dans un flux de valeur possédant plusieurs étapes actives.
Nous allons donc analyser ces demandes, afin d’identifier la qualité du suivi du processus mis en œuvre.
Fig. 5 – Wiveez – Analyse de la répartition de l’efficience des demandes d’une équipe (Team Flow)
Analysons la première demande ayant une efficience de 0%.
Fig. 6 – Wiveez – Analyse de l’efficience d’une demande via l’analyse des temps de passage dans les différentes étapes du flux
Nous constatons que cette demande n’est passée que dans 2 étapes de notre flux, avant d’être déclarée terminée et que pratiquement 100% du temps passé l’a été dans 2 étapes non active.
Le constat est sans appel, le processus de traitement du flux n’a pas été respecté sur cette demande, ce qui a pour conséquence de générer une donnée incohérente par rapport à la réalité et fausser la génération d’indicateurs faibles.
Analysons maintenant une demande ayant un taux d’efficience de 100%.
Fig. 7 – Wiveez – Analyse de l’efficience d’une demande via l’analyse des temps de passage dans les différentes étapes du flux
Dans ce cas également l’analyse des temps de passage dans les différentes étapes du système met en avant un non-respect du processus de traitement de la demande.
Ces 2 analyses mettent clairement en avant l’importance de définir des règles claires dans la gestion du processus par l’ensemble des membres de l’équipe et de s’assurer de leur respect.
Imaginez posséder une voiture neuve et durant les différentes années d’utilisation ne respecter aucune des étapes d’entretien et de révision. Celle-ci va vite se dégrader et perdre en efficience et en performance, jusqu’à la panne nécessitant une réparation lourde et onéreuse.
Identifiez vos goulots d’étranglement
L’analyse de notre efficience met en avant une dispersion importante et un taux d’efficience moyen très faible (22%).
Après avoir revu les règles de gestion de votre processus, vous allez analyser les temps de passage moyen dans chacune des étapes du flux et ainsi identifier l’origine des périodes inactives. Pour cela vous pouvez utiliser le Flow Time Breakdown proposé par Wiveez.
Fig. 8 – Wiveez – Flow Time Breakdown – Analyse des temps passes par étape du flux et des goulots d’étranglements.
L’analyse du Flow Time Breakdown met en avant 3 goulots d’étranglement ayant un impact négatif sur l’efficience du système.
L’équipe doit maintenant analyser si ces goulots sont dû à des obstacles ralentissant l’avancement des demandes ou à un en-cours de demandes trop important par rapport à la capacité de prise en charge par les membres de l’équipe. Dans ce dernier cas, la mise en place de limites hautes peut être une bonne mesure, afin d’adapter l’en-cours de chaque étape à la capacité de l’équipe et ainsi mettre en avant la notion de priorisation par la valeur.
Conclusion
En parcourant les méandres de la mesure de l’efficience de flux et en décortiquant les différentes étapes d’analyse de la qualité du processus, nous avons mis en lumière les leviers essentiels pour une gestion optimale des flux de travail.