L’Aging Chart : Un Outil Essentiel pour Optimiser Votre Flux de Valeur

Le flux de valeur (Value Stream) est au cœur de toute activité de gestion de la demande, jouant un rôle crucial dans la détermination de l’efficacité avec laquelle les services et les produits sont livrés aux clients. Dans ce contexte, comprendre et optimiser chaque étape du processus n’est pas seulement avantageux ; c’est essentiel.

L’Aging Chart émerge ici comme un outil incontournable, offrant une visualisation claire de la durée pendant laquelle les tâches et les demandes restent dans chaque étape du processus.

Cet outil permet non seulement de repérer les retards et les goulots d’étranglement qui affectent le flux de travail, mais il aide également les équipes à prioriser efficacement les tâches critiques pour assurer une gestion fluide de la demande. En mettant en lumière les points où les processus stagnent, l’Aging Chart facilite l’identification des opportunités d’amélioration, permettant aux organisations d’ajuster et de raffiner leurs méthodes de travail pour une productivité accrue et une meilleure satisfaction client. Cet article explore comment l’Aging Chart peut transformer la gestion des processus, améliorant la clarté opérationnelle et propulsant les performances à un niveau supérieur.

Qu’est-ce que le Aging Chart ?

L’Aging Chart est un graphique permettant de suivre l’avancement des demande en cours de traitement, c’est à dire des demandes faisant partie de l’encours d’un flux d’activité.

L’abscisse représente chacune des étape du flux d’activité correspondant à l’encours, ce que l’on nomme couramment le « travail en cours » (Work In Progress – WIP), c’est à dire les étapes de traitement d’une demande.

L’ordonnée représente le nombre de jours de présence des tickets, dans chacune des étapes du flux d’encours.

Chaque ticket est identifié par un point sur le graphique.

Comment analyser le Aging chart ?

Comparer les tickets avec les quartiles du Cycle Time

L’intégration des quartiles du Cycle Time dans l’Aging Chart de Wiveez est une fonctionnalité particulièrement puissante pour évaluer le vieillissement des tickets en cours par rapport à la performance historique mesurée sur les tickets déjà terminés.

Voici les apports clés de cette mesure :

Étalonner les performances actuelles par rapport aux données historiques – Les quartiles du Cycle Time sont calculés sur les tickets terminés et permettent d’établir une référence pour comparer le temps de traitement des tickets en cours.

Comment interpréter ces quartiles :

  • Quartile inférieur (Q1) : Les tickets qui restent dans cette zone sont traités plus rapidement que la moyenne.
  • Quartile médian (Q2) : Les tickets dans cette zone sont dans des délais acceptables, correspondant à la durée habituelle d’une étape.
  • Quartile supérieur (Q3) : Les tickets dans cette zone commencent à vieillir au-delà des attentes moyennes.
  • Hors quartiles (au-delà du Q3) : Les tickets ici sont critiques. Ils prennent beaucoup plus de temps que prévu pour avancer dans l’étape. Ce sont des indicateurs directs de problèmes à résoudre.

Ce qu’il faut observer :

  • Les tickets en dehors du quartile supérieur doivent être examinés en priorité pour comprendre pourquoi ils prennent plus de temps que les autres.
  • Un grand nombre de tickets en Q3 ou au-delà dans une même étape indique un potentiel goulet d’étranglement ou un problème de capacité à cette étape.

Prioriser les actions correctives – En utilisant les quartiles du Cycle Time, les équipes peuvent prioriser les tickets en fonction de leur niveau d’urgence. Les tickets qui dépassent le quartile supérieur (Q3), ou qui sont sur le point de le faire, sont des candidats immédiats pour des actions correctives. Cela permet de :

  • Concentrer l’effort sur les tickets à fort risque de retard.
  • Prévenir les retards en anticipant les situations où un ticket pourrait dépasser la performance attendue.

Amélioration continue des processus – L’affichage des quartiles permet d’identifier les étapes où les tickets restent trop longtemps, en comparaison aux données historiques, et de cibler des actions d’amélioration continue. Par exemple, si les tickets commencent à dépasser systématiquement le Q3, cela peut signifier que certaines étapes du workflow doivent être révisées ou optimisées (meilleure allocation de ressources, processus plus fluides, etc.).

Réduire les risques de dépassement des deadlines – En surveillant le vieillissement des tickets par rapport aux quartiles, vous pouvez réduire les risques de dépassement des deadlines (par exemple, la fin d’un sprint ou d’une release). Si les tickets en cours approchent ou dépassent le quartile supérieur (Q3), l’équipe sait qu’il est nécessaire d’intervenir rapidement pour éviter que ces tickets ne manquent les échéances critiques.

Identifier les goulets d’étranglement

Les goulets d’étranglement apparaissent souvent lorsqu’une étape du flux contient un grand nombre de tickets en attente depuis longtemps. Un afflux important de tickets dans une seule colonne, combiné à des durées élevées sur l’axe vertical, est un signe que quelque chose ne fonctionne pas correctement dans cette partie du processus. Cela peut être dû à un manque de ressources, un processus inefficace ou des dépendances non résolues.

Ce qu’il faut observer :

  • Une concentration de tickets bloqués dans une étape.
  • Des points très hauts sur l’axe vertical dans une même étape, surtout si cela concerne plusieurs tickets.
  • Des étapes où les tickets semblent s’accumuler beaucoup plus que dans les autres étapes.

Repérer les tickets bloqués

Wiveez vous permet de filtrer les tickets bloqués, souvent marqués par un tag spécifique ou une étiquette rouge dans le tableau. Les tickets bloqués sont des éléments critiques qui empêchent l’avancement global du flux et doivent être traités en priorité.

Ce qu’il faut observer :

  • Si un ticket est bloqué et se trouve dans les quartiles supérieurs, cela indique que le problème persiste depuis longtemps.
  • Un grand nombre de tickets bloqués dans des étapes spécifiques peut indiquer un problème de gestion des dépendances, des retards ou des processus mal définis.

Analyser les tendances globales

L’Aging Chart offre aussi une vue globale de votre flux de travail. Plutôt que de se concentrer sur des tickets individuels, il peut être intéressant de prendre du recul pour observer des tendances générales.

Ce qu’il faut observer :

  • Un vieillissement généralisé des tickets dans plusieurs étapes peut indiquer un problème systémique. Cela peut être un manque global de ressources ou des priorités mal définies.
  • Des étapes qui semblent bloquer régulièrement les tickets : Si vous observez des accumulations récurrentes à certaines étapes, il est possible que ces étapes manquent de clarté ou qu’elles nécessitent une révision de leurs processus.

Agir sur les résultats de l’analyse

L’analyse de l’Aging Chart ne se termine pas par une simple observation : elle doit déboucher sur des actions concrètes. Après avoir repéré les goulets d’étranglement, les tickets bloqués ou les tendances de vieillissement, vous devez ajuster vos priorités et prendre les mesures nécessaires pour améliorer le flux de travail.

Exemples d’actions à prendre :

  • Prioriser les tickets bloqués ou stagnants pour les débloquer rapidement.
  • Réaffecter des ressources aux étapes où les goulets d’étranglement sont identifiés.
  • Revoir les processus dans les étapes problématiques, comme la clarification des critères d’acceptation, la facilitation des revues, ou l’amélioration des tests.

Utiliser les filtres pour une analyse plus fine

Enfin, pour affiner encore plus votre analyse, Wiveez offre des filtres multi-critères vous permettant d’explorer des sous-ensembles spécifiques de tickets :

  • Filtrer par type de ticket (bugs, features, tâches techniques) ;
  • Analyser un ou plusieurs sprints pour repérer des problèmes spécifiques à ce cycle ;
  • Observer les tickets liés à une ou plusieurs versions pour vous assurer que la livraison est en bonne voie ;
  • Identifier les tickets avec des labels spécifiques (par exemple, les tickets critiques ou les tickets urgents) ;
  • Analyser les tickets liés à une ou plusieurs Feature.

Ces filtres permettent de personnaliser votre analyse en fonction des besoins du moment, que ce soit pour une réunion d’équipe quotidienne (stand-up), une revue de sprint ou une rétrospective.

L’apport de l’Aging Chart pour chaque rôle dans l’organisation

Scrum Master

Le Scrum Master utilise l’Aging Chart pour maintenir la fluidité du flux de travail et assurer la réactivité de l’équipe face aux blocages. Il peut :

  • Identifier rapidement les goulets d’étranglement et les tickets stagnants pour faciliter la résolution des problèmes.
  • Prioriser les actions correctives pendant les stand-ups, en se basant sur les tickets qui dépassent les quartiles de Cycle Time.
  • Aider à réduire le Work In Progress (WIP) en évitant que des tâches ne vieillissent dans le backlog.

Product Owner

Pour le Product Owner, l’Aging Chart permet de surveiller l’avancement des tickets liés aux objectifs du produit. Il peut :

  • S’assurer que les stories prioritaires avancent dans les temps, et identifier les tickets critiques en retard.
  • Réévaluer le backlog en fonction des tickets qui vieillissent et ajuster les priorités pour maximiser la valeur livrée.
  • Prendre des décisions éclairées sur la replanification ou le découpage des tickets.

Product Manager

Le Product Manager, qui a une vue d’ensemble plus large, peut utiliser l’Aging Chart pour :

  • Évaluer la progression des features clés, en repérant les fonctionnalités qui prennent du retard dans le pipeline.
  • Anticiper les retards de livraison en identifiant les tickets bloqués ou en retard et ajuster les roadmaps si nécessaire.
  • Assurer l’alignement stratégique en surveillant les performances globales et en garantissant que les équipes respectent les deadlines.

Release Train Engineer (RTE)

Le RTE, dans le cadre des trains agiles (SAFe), bénéficie de l’Aging Chart pour :

  • Suivre le flux de travail entre les équipes dans le train et détecter les goulets d’étranglement inter-équipes.
  • Faciliter la synchronisation des équipes, en identifiant les tickets à risque susceptibles de bloquer des dépendances.
  • Assurer la livraison coordonnée des features critiques pour une release, en surveillant les tickets bloqués ou en retard.

Managers

Les managers utilisent l’Aging Chart pour obtenir une vue globale des performances de leurs équipes. Ils peuvent :

  • Évaluer la capacité de l’équipe à respecter les délais, en comparant le vieillissement des tickets avec les quartiles du Cycle Time.
  • Identifier les zones à améliorer dans le processus de travail (trop de blocages dans certaines étapes).
  • Allouer des ressources supplémentaires ou ajuster la charge de travail pour accélérer les tickets stagnants ou bloqués.

Développeurs

Les développeurs peuvent utiliser l’Aging Chart pour gérer leur propre travail au sein du sprint. Ils peuvent :

  • Visualiser les tickets qui prennent du retard ou ceux qui sont bloqués dans leur propre file de travail.
  • Anticiper les points de blocage et solliciter de l’aide avant que les tickets ne dépassent le quartile supérieur du Cycle Time.
  • Prioriser leur focus sur les tâches critiques ou bloquées pour maintenir la fluidité du flux de travail.

Conclusion – L’aging un outil essentiel pour maîtriser et optimiser votre flux de travail

L’Aging Chart de Wiveez, enrichi par l’affichage des quartiles du Cycle Time et les filtres multi-critères, se révèle être un outil stratégique incontournable pour toute équipe agile cherchant à maximiser sa performance.

En offrant une visualisation claire du vieillissement des tickets, il permet non seulement d’identifier les goulets d’étranglement et les tickets bloqués, mais également de comparer le temps de traitement des tickets en cours à des données historiques fiables.

Les filtres par type de ticket, Feature, Version ou Sprint apportent une flexibilité précieuse, permettant de cibler les zones à risque et d’aligner les actions de l’équipe sur les priorités immédiates du projet. Cela garantit une meilleure réactivité et une meilleure gestion des priorités, en permettant aux équipes de concentrer leurs efforts là où ils sont le plus nécessaires.

Grâce à l’intégration des quartiles du Cycle Time, l’Aging Chart permet une comparaison objective des performances actuelles avec les résultats passés, offrant des points de référence clairs pour anticiper les retards, ajuster les processus et prioriser les actions correctives.

En conclusion, l’Aging Chart de Wiveez se positionne comme un levier puissant pour l’amélioration continue de votre flux de travail. En fournissant une analyse visuelle précise, des métriques de référence et des filtres avancés, il permet aux équipes de livrer plus rapidement, d’améliorer la qualité du travail et de maintenir un rythme soutenable, tout en minimisant les risques de retard ou de stagnation.

Il devient ainsi un véritable outil de décision et d’optimisation pour gérer efficacement les sprints et les releases, tout en s’assurant que les objectifs critiques soient atteints.