Vous souhaitez mesurer ? Commencez par ranger votre « chambre » !

« Notre data n’est pas propre ! », « Nous ne sommes pas prêt ! ». Avez-vous déjà entendu ce genre d’excuses ou les avez-vous vous même utilisées pour ne pas mettre en place des indicateurs de suivi de la performance opérationnelle de vos flux de valeurs ?

Dans le monde de la transformation d’Entreprise, la qualité de la gestion de flux est cruciale, afin de permettre la mise en place de processus efficients.

Cependant, trop souvent, l’utilisation des outils de gestion de flux – comme Jira ou Azure Devops – laisse à désirer, compromettant la fiabilité des données et, par extension, la mesure des indicateurs clés de performance.

Dans cet article, nous explorerons l’importance cruciale d’avoir des données propres et d’utiliser votre outil de gestion de flux de manière efficace, afin de garantir une mesure précise de la performance opérationnelle de votre système.

Conséquences d’une mauvaise utilisation d’un outil de gestion de flux ?

Prenons comme exemple l’application Jira, éditée par la société Atlassian. Jira, bien qu’étant l’un des outils de gestion de projet les plus répandus au monde, est souvent la victime d’un bashing assez agressif de ses détracteurs. Les arguments avancés contre Jira sont souvent le symptôme d’une méconnaissance des forces de cet outil, mais également et d’une mauvaise mise en oeuvre des règles de gestion de flux.

Explorons les risques associés à une utilisation inappropriée de Jira :

• des champs mal configurés,
• des statuts de tâches confus,
• des workflows rigides et non adaptés au flux de création de valeur de l’équipe,
• une gestion de la donnée faible voire inexistante,
• une mauvaise organisation de la gouvernance et du suivi des règles de fonctionnement,
• une absence de mesure de la performance et de la qualité du processus ,
• …

Tous ces facteurs peuvent entraîner la mesure de données erronées, mettant ainsi en péril une prise de décision éclairée.

Prenons comme exemple cette équipe qui avait créé un projet Jira en mode Scrum et qui avait défini que la dernière étape de son flux Scrum était le statut « Prêt pour déploiement ». Cette étape n’ayant pas été affectée à la dernière colonne du Tableau Scrum, aucune vélocité n’était mesurée par Jira, obligeant le Scrum Master à mesurer sa vélocité manuellement, via un fichier Excel !

Autre exemple, une équipe qui ne met pas à jour ses tickets dans son projet Jira, entrainant une stagnation des tickets non actifs, avec pour conséquence une mesure erronée de l’encours et du temps de vieillissement des tickets (Aging), ainsi qu’une projection faussée basée sur un encours incohérent.

Quelles actions mener pour ranger votre « chambre » ?

Comme le disait Sir Winston Churchill « Le succès n’est pas final, L’échec n’est pas fatal, C’est le courage de continuer qui compte. »

Si vous aussi vous rencontré des problèmes dans la bonne utilisation de votre Jira (ou tout autre outil de gestion de flux), rien n’est perdu, voici les étapes que vous pourriez suivre :

Étape 1 : Analyse des besoins et objectifs

• Identifiez les besoins spécifiques de votre équipe et de votre organisation.
• Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec la refonte de Jira.
• Impliquez les parties prenantes clés, y compris les utilisateurs finaux, pour recueillir leurs commentaires et leurs exigences.

Étape 2 : Audit de la configuration actuelle de Jira

• Évaluez la configuration existante de Jira, y compris les projets, les types de problèmes, les workflows, les champs personnalisés, etc.
• Identifiez les points faibles, les redondances et les éléments qui ne sont pas alignés avec les processus agiles.

Étape 3 : Définition d’une structure de gestion de flux cohérente

• Créez une structure qui reflète les besoins spécifiques de votre organisation.
• Utilisez des projets Jira pour refléter les équipes, les initiatives, les produits, ou tout autre découpage logique pour votre contexte.
• Identifier les types de sujets traités par l’équipe (Anomalies, Evolutions, Support, …) et leur flux de traitement.
• Définir les règles de priorisation, les règles d’escalade et les règles de purge.
• Définir les règles d’entrée dans le système (DoR -Definition of Ready) et les règles de sortie (DoD – Definition of Done).
• Définir les indicateurs à mesurer : Flux (Lead Time, Cycle Time, Débit, ..), Vélocité, …

Étape 4 : Configuration des Workflows Agiles

• Adoptez des workflows agiles qui reflètent les phases du cycle de vie de votre projet (à faire, en cours, terminé, etc.).
• Rendez visible les activités de l’équipe via la création d’un ou plusieurs tableaux (Scrum, Kanban) de suivi (Maturation, Réalisation, …). Un tableau ne doit contenir que les étapes sur lesquelles l’équipe à la main.
• Intégrez les principes Scrum ou Kanban selon votre mode de gestion de flux.

Étape 5 : Personnalisation des champs et des écrans

• Identifiez les informations essentielles à suivre pour vos projets et personnalisez les champs en conséquence.
• Créez des écrans qui rendent la saisie d’informations aussi intuitive que possible.

Étape 6 : Mise en Place d’une Gestion d’Utilisateurs et de Permissions

• Configurez les permissions pour garantir que les utilisateurs ont accès aux informations pertinentes sans compromettre la sécurité des données.
• Organisez les utilisateurs en groupes pour simplifier la gestion des autorisations.

Étape 7 : Formation et Accompagnement

• Fournissez une formation approfondie aux utilisateurs sur la nouvelle configuration.
• Mettez en place des sessions d’accompagnement pour résoudre les problèmes potentiels et répondre aux questions des utilisateurs.

Étape 8 : Suivi et Amélioration Continue

• Définir la date de lancement des mesures et leur périodicité.
• Mettez en place des mécanismes de suivi pour évaluer l’efficacité de la nouvelle configuration.
• Nettoyer régulièrement votre outil de gestion de flux en retirant tous les tickets n’ayant plus lieu d’être (purge) ;
• Collectez les retours des utilisateurs et ajustez la configuration en conséquence.
• Planifiez des revues régulières pour vous assurer que Jira évolue avec les besoins changeants de votre organisation.

Conclusion

La propreté de votre « chambre » n’est pas simplement une question d’esthétique numérique, mais une stratégie fondamentale pour atteindre le succès dans la transformation d’entreprise.

En investissant le temps nécessaire pour organiser et optimiser votre outil de gestion de flux, vous pavez la voie vers une mesure plus précise des performances opérationnelles, une prise de décision éclairée, et ultimement, une transformation d’entreprise réussie.

N’oublions jamais que la qualité des données n’est pas simplement un détail technique, mais le socle sur lequel reposent les fondements de votre performance opérationnelle.

Alors, armez-vous du pouvoir de la propreté digitale, et faites de votre outil de gestion de flux un allié incontournable dans votre quête d’excellence opérationnelle.

Alors, qu’attendez-vous pour ranger votre « chambre » ? 😉