La mesure dans une Transformation Agile à l’échelle (Partie 1) – Les Clés d’une Configuration Jira Optimale

Dans le paysage dynamique des entreprises d’aujourd’hui, la capacité à s’adapter rapidement et efficacement aux changements est cruciale.

La transformation agile, avec son approche itérative et centrée sur la valeur, est devenue un élément clé pour de nombreuses organisations cherchant à rester compétitives et innovantes. Cependant, pour réussir une transformation agile à grande échelle, il ne suffit pas d’adopter un état d’esprit agile ; il est également essentiel de disposer des bons outils, configurés de manière optimale.

Au cœur de nombreuses organisations se trouve Jira, un outil de gestion de projet et de suivi des demandes largement adopté. Sa flexibilité et sa capacité à s’adapter à diverses méthodologies agiles en font un allié important pour les équipes cherchant à piloter et suivre leur progression. Mais sans une configuration adéquate, Jira peut rapidement devenir un labyrinthe complexe, entravant plus qu’il ne facilite le flux de valeur agile.

Dans cette première partie, nous explorerons comment une configuration minutieuse de Jira peut non seulement faciliter la mise en oeuvre des flux de valeurs à grande échelle, mais aussi renforcer l’efficacité, la transparence et la collaboration au sein des équipes.

Que vous soyez un Scrum Master, un Product Owner, un membre d’équipe agile, ou un leader d’organisation, ces insights vous aideront à transformer Jira en un moteur puissant pour votre voyage agile.

Jira, une plateforme pivot pour l’Agile@Scale

Jira, développé par la société Atlassian, est une plateforme de gestion de projet et de suivi des demandes largement reconnue dans l’univers des pratiques agiles et au-delà. Sa polyvalence en fait un outil incontournable pour de nombreuses organisations, des startups dynamiques aux multinationales.

Jira fonctionne sur un modèle basé sur des projets, où chaque projet peut être configuré avec ses propres workflows, types de tâches, et paramètres de sécurité. Au sein de ces projets, les tickets (souvent appelées « issues ») sont les unités de base de travail. Elles peuvent être classées en différentes catégories (comme des bugs, des User Story, ou des tâches) et progressent à travers le workflow défini, reflétant leur cycle de vie du début à la fin.

Les utilisateurs interagissent avec ces tâches via des tableaux de bord personnalisables, qui offrent une vue d’ensemble des projets en cours et de leur état actuel. Les tableaux de bord peuvent être configurés pour afficher des informations pertinentes, telles que les tâches assignées à un utilisateur, l’état d’avancement des sprints en cours, ou les priorités urgentes.

En résumé, Jira est un outil puissant et adaptable qui, lorsqu’il est bien configuré, peut devenir le pilier central de la gestion de projet agile, facilitant la communication, la planification, et le suivi des progrès dans des environnements dynamiques et en rapide évolution.

Les différents modèles d’organisations à l’échelle sous Jira

Jira donne une grande liberté dans la structure d’organisation des équipes intervenants au sein d’un programme d’agilité à l’échelle.

Le mode hiérarchique

Ce mode permet de bien distinguer les différents niveaux hiérarchiques d’organisation d’un programme Agile à l’échelle.

Chaque niveau hiérarchique est représenté par un projet Jira, contenant les types de ticket associés à chaque niveau.

Dans cet exemple nous avons 3 niveaux hiérarchique :

• Portfolio : Représente le plus haut niveau de suivi de l’ensemble des activités des flux de valeurs
• ART Flow : Représente un Train (Programme), intervenant sur une chaîne de valeurs de développement
• Team Flow : Regroupe l’ensemble des équipes impliquées dans les activités d’un ART Flow

C’est un modèle très représentatif de l’organisation proposée par le Framework SAFe de la Scaled Agile, sur son modèle SAFe Portfolio.

Le mode Tribus

Ce mode d’organisation se base sur le modèle d’organisation en Feature Team popularisé par Spotify, mais également sur le modèle SAFe Essential du Framework SAFe de la Scaled Agiled.

Ce modèle est centré autour de petites équipes inter-fonctionnelles nommées « Feature Teams »

ou « Team Flow » (SAFe).

Chaque équipe est autonome et possède toutes les compétences nécessaires pour concevoir, développer, tester et déployer ses fonctionnalités.

Les Feature Teams/Teams Flow se concentrent sur un aspect spécifique du produit plutôt que sur un projet ou une tâche spécifique. Cela leur permet de se focaliser sur la création de valeur pour l’utilisateur final.

Dans Jira cela peut se traduire par le mode d’organisation suivant :

• Créer un Projet Jira par Tribe/ART Flow qui regroupera l’ensemble des Features à traiter par les Squad/Team de la Tribe/ART Flow
• Créer un projet Jira par Squad/Team, qui contiendra le détail des activités à réaliser sur les Feature : Story, Anomalie, Tâche, …

Le mode Equipe

Ce mode d’organisation est adapté aux équipes ayant une forte autonomie sur leurs activités et une faible dépendance avec les autres équipes de l’organisation.

Le mode Global

Ce mode d’organisation a pour objectif de regrouper l’ensemble des activités de l’organisation au sein d’un seul et unique projet Jira.

Ce mode d’organisation peut sembler idéal car toutes les activités et toutes les équipes sont regroupées au sein d’un seul et même projet mais il peut s’avérer rapidement complexe dans sa gestion au quotidien, notamment dans le suivi des activités au niveau équipe, programme et portefeuille.

De plus, ce type d’organisation va générer la création d’un nombre important de tableau de bord à l’intérieur du même projet Jira.

Configurer Jira pour une organisation SAFe (Scaled Agile)

Dans la suite de cet article nous nous baserons sur le framework SAFe (Scaled Agile) d’agilité à l’échelle le plus répandu, afin de présenter comment configurer Jira pour une organisation Agile@Scale.

Nous nous baserons sur le modèle SAFe Portfolio, comportant 3 niveaux de suivi :

• Portfolio Flow
• ART Flow
• Team Flow

Créer les éléments de niveau Portfolio Flow

Jira ne possède pas de type de ticket au niveau portfolio SAFe. Le type EPIC Jira est un faux ami qui représente plus une Feature associée à des Story, Bug, Task.

Pour créer des éléments de niveau Portfolio, vous pouvez créer un type de ticket customisé (Custom Issue-Type) :

• EPIC
• ENABLER EPIC

Si vous ne souhaitez pas multiplier les types de ticket customisé, vous pouvez juste créer le type EPIC, ainsi qu’un champs customisé « Type de demande » qui pourra prendre 2 valeurs :

• Fonctionnel (Functional)
• Technique (Enabler)

Ce champ customisé sera ensuite associé au nouveau type de ticket EPIC.

Il vous suffit ensuite d’intégrer à ce nouveau type EPIC les champs nécessaires à sa description et son utilisation.

Créer les éléments de niveau ART Flow

Un Portfolio peut être associé à plusieurs ART Flow (Train SAFe).

Un ART Flow est composé de tickets de type « Feature », « Enabler Feature », « Tech Debt & Maintenance ».

Comme indiqué précédemment, Jira possède le type de ticket « EPIC » qui représente en fait le niveau « Feature » de SAFe.

Afin d’utiliser ce type de ticket de façon claire, il vous suffit simplement de renommer le type « EPIC » en « Feature ».

Pour le type « Enabler Feature », vous pouvez, soit créer un nouveau type de ticket, soit utiliser un champs « Type de demande » qui prendra 2 valeurs :

• Fonctionnel (Functional)
• Technique (Enabler)

Pour le type « Tech Debt & Maintenance », je vous conseille de créer un nouveau type de ticket, afin de bien distinguer les activités de maintenance et de réduction de la dette technique.

Créer le lien EPIC – Feature

Nous avons créé un nouveau type de ticket « EPIC » (et le cas échéant un type « EPIC ENABLER ») au niveau Portfolio Flow.

A ce stade il n’y a aucun moyen automatique d’associer une EPIC à une Feature dans Jira. Seul le type de ticket « EPIC JIRA » (Feature) possède un lien naturel et automatique avec les tickets de type Story, Bug, Task Jira.

Afin de remédier à ce problème, nous allons utiliser un lien customisé (Custom Link), qui permettra de définir la relation entre une EPIC et une FEATURE.

Jira propose déjà en standard un certain nombre de lien customisé. Il vous suffit de choisir le lien le mieux approprié ou d’en créer un spécifique.

Dans notre exemple, nous pourrions utiliser le lien « Parent ».

Ce cas est également applicable aux nouveaux types de ticket que vous auriez créés au niveau ART Flow pour gérer l’association avec les tickets de niveau Flow Team.

Créer le niveau Team Flow

Ce niveau est le plus simple à organiser. Jira propose en standard différents type de ticket de niveau équipe : Story, Bug, Task, Sub-Task.

Pour le type « Enabler Story », vous pouvez, soit créer un nouveau type de ticket, soit utiliser un champ « Type de demande » qui prendra 2 valeurs :

• Fonctionnel (Functional)
• Technique (Enabler)

Si vous avez créé un ticket de type « Tech Debt & Maintenance », pour la partie ART Flow, alors vous pourrez également l’utiliser au niveau Team Flow. Dans le cas contraire, vous pourriez utiliser le type de ticket « Task » et même le renommer si nécessaire.

Organiser les Incréments d’un ART Flow

Un ART Flow est composé de plusieurs Incrément (Increment), qui sont généralement de 3 à 4 par année, selon leur durée.

L’ensemble des équipes du niveau Team Flow vont travailler sur chaque Incrément.

Afin de bien identifier chaque Incrément, vous pouvez utiliser le champs standard Jira « Fix version », que vous pouvez gérer au niveau de la page de gestion des Releases d’un projet.

Néanmoins le champs Fix Version est souvent utilisé à des fin de versionning des livraisons et ne peut pas toujours être utilisé pour la gestion des Incréments. Dans ce cas, vous pouvez créer un champ customisé « ART Increment » ou « Programme Increment ». Ce champ peut être de saisie libre ou associé à une liste qui contiendra les Incréments de l’ART Flow et évitera également les erreurs de saisie.

Exemple : ART FLOW Wiveez – Champ customisé liste “ART Increment”

• ART PI 23-T1
• ART PI 23-T2
• ART PI 23-T3
• ART PI 23-T4
• ART PI 24-T1
• ART PI 24 T2
• …

Ce champ pourra être associé aux tickets de niveau ART Flow et de niveau Team Flow.

Organiser les Itérations d’un Incrément

Un Incrément dure entre 8 et 12 semaines et est composé de 4 à 5 Itérations (Sprint) de 2 semaines chacune (en général).

Si vous avez mis en place le modèle Hiérarchique, alors chaque équipe du niveau Team Flow est identifiée dans Jira via un projet distinct.

Lors de la création d’une nouvelle Itération, Jira va créer un intitulé incrémental avec en préfixe le code du projet.

Exemple :

• Team Alpha
  • Sprint 1 = WTTA Iteration 1
  • Sprint 2 = WTTA Iteration 2
  • Sprint 3 = WTTA Iteration 3
• Team Beta
  • Sprint 1 = WTTB Iteration 1
  • Sprint 2 = WTTB Iteration 2
  • Sprint 3 = WTTB Iteration 3
• Team Charlie
  • Sprint 1 = WTTC Iteration 1
  • …
• …

Vous avez également la possibilité de personnaliser le nom de chaque sprint comme bon vous semble.

Le problème reste qu’avec des noms différents entre les équipes pour une même Itération, il devient impossible de consolider les données de l’ensemble de la Team Flow, pour un Incrément et une Itération.

Pour répondre à cette problématique, il suffit de créer un champ customisé, que l’on pourrait nommer « ART Iteration » ou « Programme Iteration » qui permettra à chaque équipe de regrouper les activités d’une Itération sous le même intitulé.

Ce champ peut être en saisie libre ou associé à une liste, afin d’éviter les erreurs de saisie.

Exemple :

• ART PI 23-T1-Iteration 1
• ART PI 23-T1-Iteration 2
• ART PI 23-T1-Iteration 3
• ART PI 23-T1-Iteration 4
• ART PI 23-T1-Iteration 5
• ART PI 23-T2-Iteration 1
• ART PI 23-T2-Iteration 2
• ART PI 23-T2-Iteration 3
• ART PI 23-T2-Iteration 4
• …

Créer vos Objectives

La notion d’objectif dans le framework SAFe (Scaled Agile Framework) se réfère à des buts spécifiques et mesurables qu’une équipe Agile vise à atteindre dans un cadre de temps défini.

Ces objectifs sont alignés avec les objectifs plus larges de l’organisation et sont conçus pour fournir de la valeur aux clients de manière itérative et incrémentielle. Ils sont souvent évalués et ajustés lors des rétrospectives pour garantir l’alignement et l’amélioration continue.

Jira ne propose pas de type de ticket « Objective » en standard. Il vous faut donc créer un nouveau type de ticket, que vous pouvez nommer « Objective » et qui pourra être utilisé au niveau ART Flow et au niveau Team Flow.

A ce type de ticket vous pouvez associer les champs suivants, qui vous permettrons de suivre la gestion de l’Objective :

• Un titre
• Une description
• La valeur attendue (PBV – Plan Business Value)
• La valeur atteinte (ABV – Actual business Value)
• L’indication d’objectif engagé ou non engagé (Committed ; Uncommited)
• L’incrément associé
• L’équipe associée

Vous pourrez ensuite suivre l’avancement des Objectives d’un Incrément ou d’une Equipe via un tableau de bord au niveau ART Flow et Team Flow.

Identifier vos équipes Team Flow

Il est très facile de retrouver les tickets associés à une équipe dans Jira lorsqu’une équipe est rattachée à un projet distinct.

Cela s’avère plus compliqué lorsque vous avez mis en place le mode Global ou toutes les équipes se retrouvent au sein d’un même projet.

Pour vous permettre de distinguer les activités de chaque équipe, vous pouvez utiliser le champ standard « Team » si celui-ci existe dans votre version de Jira, sinon il est préférable de créer un champ customisé « Team » ou « Equipe » ou vous pourrez saisir le nom de l’équipe associée à un ticket de niveau Team Flow (Story, Enable Story, Objectives, …).

En conclusion

Les erreurs que font souvent certaines organisations sont de :

1. ne pas former leurs équipes à l’utilisation de Jira ;
2. ne pas s’offrir les services d’un administrateur Jira certifié ;
3. ne pas adapter Jira à son contexte

Jira offre de nombreuses possibilités de configuration afin de s’adapter à votre organisation Agile@Scale et vous apporter les outils nécessaires à une gestion optimale de votre flux de valeurs de développement.

Dans le cas de notre organisation SAFe Portfolio, voici à quoi cela pourrait ressembler votre configuration Jira.

Dans la seconde partie, vous découvrirez comment configurer l’application Wiveez afin de générer des indicateurs de mesure du flux et des objectives, pour une organisation Agile@Scale, au niveau ART Flow.